Tahap Copyediting dimaksudkan untuk meningkatkan aliran, kejelasan, tata bahasa, kata-kata, dan pemformatan artikel. Tahap ini mewakili kesempatan terakhir untuk penulis untu membuat perubahan substansial apapun pada teks karena tahap selanjutnya terlarang untuk koreksi format dan kesalahan penulisan.

File untuk dicopyedit berupa file Word atau .rtf sehingga dapat diedit dengan mudah.  Petunjuk yang ditampilkan berikut menggambarkan dua pendekatan dalam melakukan copyediting.  Pendekatan pertama, berdasarkan fitur Track Changes di Microsoft Word yang membutuhkan copy editor, editor dan penulis memiliki program ini. Pendekatan kedua, tidak tergantung piranti lunak tertentu, dipinjam dengan seijin dari Harvard Educational Review. Editor Jurnal dapat memodifikasi petunjuk berikut ini dalam rangka meningkatkan proses editorial di jurnal ini.


<h4>Sistem Copyedit</h4>

<strong>1. Track Changes dari Microsoft Office Word</strong>

Di bawah menu Review di Microsoft Office Word, fitur Track Changes memungkinkan copy editor untuk membuat sisipan (teks diberi warna) dan penghapusan (teks diberi coretan dengan warna atau di margin dan ditandai dengan kata dihapus). Copy editor dapat meninggalkan pertanyaan pada penulis (Pertanyaan ke Penulis) dan pada editor (Pertanyaan ke Editor) dengan menyisipkan pertanyaan-pertanyaan di dalam tanda kurung persegi (tanda [...]). Versi yang sudah dicopyedit kemudian diunggah, dan editor diberitahu. Editor kemudian mereview teks dan memberitahu penulis.

Editor dan penulis cukup membiarkan perubahan yang dibuat copy editor jika telah puas dengan perubahan tersebut. Jika perlu perubahan lebih lanjut, editor dan penulis dapat melakukan perubahan dengan penyisipan dan penghapusan dalam naskah yang telah dicopyedit tersebut. Penulis dan editor harus menjawab setiap pertanyaan dari copy editor dengan mengetikkan responnya di dalam tanda kurung persegi tersebut.

Setelah naskah direview oleh editor dan penulis, copy editor akan melakukan pengecekan terakhir untuk tahap layout dan galley.


<strong>2. Harvard Educational Review</strong>

<strong>Instruksi untuk Membuat Revisi Elektronik dalam Naskah</strong>

Mohon ikuti protokol berikut dalam membuat revisi elekronik untuk naskah Anda:

<strong>Merespon perubahan yang disarankan.</strong>
&nbsp; Untuk masing-masing perubahan yang Anda setujui, ubah teks yang ditebalkan ke huruf biasa.
&nbsp; Untuk masing-masing perubahan yang Anda tidak setuju, masukkan kembali teks asli dan <strong>tebalkan</strong>.

<strong>Menambah dan menghapus.</strong>
&nbsp; Tandai tambahan dengan <strong>menebalkan</strong>teks baru.
&nbsp; Gantikan bagian yang dihapus dengan: <strong>[teks dihapus]</strong>.
&nbsp; Jika Anda menghapus satu kalimat atau lebih, mohon berikan catatan, contoh <strong>[dua kalimat dihapus]</strong>.

<strong>Merespon Pertanyaan untuk Penulis (QA/Queries to the Author).</strong>
&nbsp; Jaga semua QA tetap utuh dan tercetak tebal.  Jangan dihapus.
&nbsp; Untuk menjawab QA, tambahkan komentar setelah pertanyaan tersebut. Komentar harus dibatasi dengan menggunakan:
<strong>[Komentar:]</strong>
&nbsp; contoh: <strong>[Komentar: memperdalam pembahasan metodologi seperti yang Anda sarankan]</strong>.

<strong>Membuat Komentar.</strong>
&nbsp; Gunakan komentar untuk menjelaskan perubahan susunan atau revisi besar
&nbsp; contoh: <strong>[Komentar: Memindahkan paragraf di atas dari hal. 5 ke hal. 7].</strong>
&nbsp; Catatan: Saat merujuk suatu nomor halaman, gunakan nomor halaman dari print out naskah yang telah dikirimkan ke Anda. Hal ini penting karena nomor halaman bisa berubah saat dokumen direvisi secara elektronik.

<h4>Ilustrasi Revisi Elektronik </h4>

<ol>
<li><strong>Copyedit Awal.</strong>  Copy editor jurnal akan mengedit teks untuk meningkatkan alur, kejelasan, tata bahasa, diksi dan format, juga termasuk pertanyaan penulis jika perlu. Saat Copyedit Awal selesai, copy editor akan mengunggah dokumen yang sudah direvisi melalui website jurnal dan memberitahu penulis bahwa ada naskah yang telah diedit dan perlu direview kembali oleh penulis.</li>
<li><strong>Copyedit Penulis.</strong>  Sebelum mengubah drastis struktur dan susunan naskah yang sudah diedit, penulis harus bekerjasama dengan editor yang menangani naskah. Penulis harus menerima atau menolak perubahan apapun yang dibuat selama Copyediting Awal, dan merespon semua Pertanyaan ke Penulis (QA). Saat selesai melakukan revisi, penulis harus mengganti nama file dari NamaPenulisQA.doc menjadi NamaPenulisQAR.doc (contoh: dari LeeQA.doc ke LeeQAR.doc) dan mengunggah dokumen yang telah direvisi melalui website jurnal.</li>
<li><strong>Copyedit Akhir.</strong>  Copy editor jurnal akan memverifikasi perubahan yang dibuat oleh penulis dan menggabungkan respon pada Pertanyaan ke Penulis untuk membuat naskah final. Saat selesai, copy editor akan mengunggah naskah final melalui website jurnal dan memberitahu editor layout untuk melanjutkan ke finalisasi format.</li>
</ol>